Si estás preparando la certificación de tu empresa, probablemente quieres saber algo bastante concreto:
¿Cuántos días va a durar la auditoría ISO 9001?
En mi experiencia acompañando empresas en procesos de certificación, lo habitual es que la auditoría dure entre 1 y 2 días. En organizaciones de mayor tamaño o con operaciones más complejas, he trabajado con auditorías de hasta 3 días.
Pero no existe una duración única.
La cantidad definitiva de días la determina el organismo certificador considerando factores como el tamaño de la empresa, las personas incluidas en el alcance, los procesos, las instalaciones y la complejidad de la operación.
Por eso, más importante que preguntarse solamente cuánto durará la auditoría es llegar con el sistema suficientemente preparado para aprovechar esos días y no descubrir las brechas cuando el auditor ya está sentado frente a ti.
¿De qué depende la duración de una auditoría ISO 9001?
En los proyectos que habitualmente acompaño, la auditoría de certificación suele concentrarse entre 1 y 2 días.
En empresas más grandes puede extenderse a 3 días, dependiendo de su realidad.
Eso no significa que exista una regla que diga que todas las auditorías deben durar ese tiempo.
Para calcularlo, los organismos de certificación utilizan metodologías que consideran el número efectivo de personas y luego realizan ajustes según las características de la organización. Entre los factores relevantes están el riesgo, complejidad, cantidad de instalaciones, turnos y procesos incluidos dentro del alcance.
La certificadora es finalmente quien determina cuánto tiempo necesita para realizar una auditoría eficaz.
¿Por qué algunas auditorías ISO 9001 duran más días?
Porque las tablas utilizadas para determinar tiempos de auditoría deben servir para organizaciones de tamaños y características muy diferentes.
El documento IAF MD 5 utiliza el número efectivo de personas como uno de los puntos de partida para calcular la duración de una auditoría inicial y después considera otros factores que pueden aumentar o reducir ese tiempo.
Por ejemplo, la tabla de referencia contempla 3 días para organizaciones con entre 16 y 25 personas y 7 días para aquellas entre 86 y 125, considerando conjuntamente las etapas de la auditoría inicial.
Pero eso no significa automáticamente que una empresa con 100 trabajadores tendrá siete días seguidos de auditoría.
La propia metodología exige mirar el contexto de la organización y no utilizar la cantidad de trabajadores de manera aislada.
Por eso prefiero no entregarte una cifra basándome únicamente en cuántas personas trabajan en tu empresa.
Primero necesito entender qué vas a certificar.
¿Qué hace que una auditoría dure más o menos?
Para una empresa que está evaluando certificarse, yo me fijaría principalmente en cinco cosas.
1. Cuántas personas están dentro del alcance
No necesariamente coincide con el número total de trabajadores de la empresa.
Lo relevante es cuántas personas participan efectivamente en las actividades incluidas dentro del sistema que será certificado.
2. Qué procesos quieres certificar
No es lo mismo una empresa con pocos procesos relativamente simples que una organización industrial con producción, diseño, logística, bodegas y distintas operaciones a lo largo de todo Chile.
Más empresa no siempre significa más auditoría. Más complejidad, sí puede significarlo.
3. Cuántas instalaciones tienes
Una oficina única es diferente de una organización con plantas, sucursales o centros de distribución incluidos dentro del mismo alcance.
Las distintas ubicaciones también deben considerarse en la planificación de la auditoría.
4. Si trabajas por turnos
Cuando existen distintos turnos, la certificadora debe definir cómo verificará que el sistema también funciona durante esas operaciones.
5. Qué tan complejo es tu negocio
Riesgo, regulación, procesos externalizados y características específicas de la actividad también pueden modificar el tiempo necesario.
Por eso dos empresas con 50 trabajadores pueden terminar teniendo auditorías muy diferentes.
¿Qué revisa un auditor durante una auditoría ISO 9001?
No vas a tener a un auditor dos días sentado revisando carpetas.
La auditoría busca comprobar que lo que tu empresa dice que hace realmente ocurre.
Durante esos días el auditor puede:
- conversar con responsables de procesos;
- entrevistar trabajadores;
- revisar registros y evidencias;
- observar actividades;
- comprobar indicadores;
- revisar acciones correctivas;
- verificar procesos;
- analizar hallazgos anteriores;
- levantar conformidades o no conformidades.
Y aquí hay algo que repito bastante:
tener documentos no significa tener ISO implementada.
Puedes tener un procedimiento impecablemente escrito.
Pero si preguntas cómo funciona ese proceso y cada persona entrega una respuesta diferente, probablemente tienes un problema.
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¿Tengo que detener la empresa durante la auditoría?
No.
Una auditoría no debería significar paralizar la operación.
De hecho, parte de su objetivo es precisamente observar cómo funciona el sistema en condiciones reales.
Sí necesitarás disponibilidad de algunas personas clave para entrevistas, revisión de información y acompañamiento durante determinados procesos.
Por eso una buena preparación también consiste en coordinar:
quién debe estar disponible;
qué procesos serán revisados;
qué información existe;
y dónde encontrar la evidencia necesaria.
La auditoría debería incorporarse a la operación.
No transformar a toda la empresa en un escenario montado para recibir al auditor.
Lo importante no son solo los días de auditoría ISO 9001
Acá creo que muchas empresas ponen el foco en la pregunta equivocada.
Me preguntan:
¿Cuánto dura la certificación ISO 9001?
Pero muchas veces deberían preguntarme:
¿Cuánto tiempo necesitamos para llegar preparados a la certificación ISO?
Porque puedes tener una auditoría de un día y llegar mal preparado.
O una auditoría de tres y llegar con un sistema funcionando perfectamente.
La preparación no consiste en ordenar documentos durante las semanas anteriores.
Hay que llegar con evidencia de que los procesos funcionan, los indicadores se utilizan, las auditorías internas se realizaron, las acciones correctivas fueron tratadas y las personas conocen sus responsabilidades.
La preparación debería ocurrir antes, no concentrarse únicamente en las últimos semanas.
¿La certificación ISO es como un examen?
Hay una comparación que utilizo bastante.
La certificación es como un examen y el consultor es tu coach.
Mi trabajo es ayudarte a preparar el sistema.
Detectar las brechas.
Desafiar aquello que no está funcionando.
Corregir antes.
Y ayudarte a llegar preparado.
Pero cuando aparece el auditor, la empresa tiene que ser capaz de demostrar que el sistema funciona por sí misma.
Si la organización solamente sabe responder cuando el consultor está sentado al lado, entonces todavía tenemos trabajo que hacer.
¿Una auditoría ISO 9001 más larga significa estar peor preparado?
No.
La cantidad de días no es una nota.
Una auditoría puede durar más porque la empresa tiene más procesos, sedes, trabajadores o una operación más compleja.
Del mismo modo, una auditoría de menos días no significa automáticamente que una organización tenga un mejor sistema.
Duración y resultado son cosas diferentes.
El tiempo debe ser suficiente para que la casa certificadora pueda evaluar correctamente el alcance definido.
¿Quién decide cuántos días dura mi auditoría?
La empresa certificadora.
No el consultor.
Y tampoco debería elegirse arbitrariamente según lo que le resulte más cómodo a la empresa.
El organismo certificador debe determinar y justificar el tiempo necesario según las características de la organización.
Por eso, si estás comparando certificadoras, no compares solamente el precio.
Pregunta también:
¿Cuántos días considera la propuesta?
¿Qué alcance están certificando?
¿Qué instalaciones incluye?
¿Cómo están considerando Etapa 1 y Etapa 2?
Dos propuestas diferentes pueden no estar ofreciendo exactamente lo mismo.
Entonces, ¿cuánto dura realmente una auditoría ISO 9001?
Si lo que buscas es una respuesta sencilla:
En las empresas con las que trabajo habitualmente, entre 1 y 2 días.
En organizaciones de mayor tamaño o complejidad, he visto procesos de hasta 3 días.
Pero esa es mi experiencia con el tipo de empresas y alcances que acompaño, no una regla universal de ISO 9001.
La duración definitiva dependerá de tu empresa y la determinará el organismo certificador.
Y si tienes una auditoría próxima, mi recomendación es no obsesionarse solamente con cuántas horas estará el auditor.
La pregunta más importante es otra: ¿Tu empresa está preparada para cuando llegue?
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PREGUNTAS FRECUENTES
¿Una auditoría ISO 9001 puede durar solamente un día?
Sí, dependiendo del tipo de auditoría, alcance y características de la organización. En los proyectos que acompaño es habitual encontrar auditorías de uno o dos días.
¿Una empresa grande puede tener una auditoría de tres días?
Sí. En mi experiencia he trabajado con organizaciones de mayor tamaño cuyas auditorías se han desarrollado en hasta tres días. Sin embargo, la certificadora debe calcular cada caso según el alcance y características concretas de la empresa.
¿Más días significan que tengo menos posibilidades de certificarme?
No. La duración y el resultado de la auditoría son cosas distintas.
¿Qué pasa si encuentran una no conformidad?
No significa automáticamente que hayas perdido la certificación. El hallazgo debe analizarse, corregirse y tratarse según corresponda.
