Sí, conviene certificarse en ISO 9001.
Y en algunos casos, esperar a que un cliente exija la certificación ISO 9001 puede significar comenzar demasiado tarde.
la gran mayoria de empresas llegan a la norma ISO 9001 cuando aparece una presión externa: un cliente importante la solicita, una licitación la incorpora dentro de sus requisitos o una empresa exige determinada certificación para ingresar a su cadena de proveedores.
Ese motivo es completamente válido.
Pero certificarse ISO 9001 sin que los clientes todavía lo exijan también puede ser una decisión estratégica.
Porque ISO 9001 no sirve únicamente para obtener un certificado. Bien implementada, puede ayudar a ordenar procesos, reducir errores, definir responsabilidades, profesionalizar la gestión y preparar a una empresa para crecer.
La pregunta, entonces, no debería ser solamente:
¿Mis clientes me exigen ISO 9001? También conviene preguntarse:
¿Dónde quiero que esté mi empresa en los próximos años?
¿Es obligatorio certificarse ISO 9001?
En términos generales, no.
La certificación ISO 9001 es voluntaria. La propia ISO señala que una organización puede implementar un sistema de gestión de calidad sin necesariamente certificarse. Sin embargo, la certificación puede ser solicitada por clientes, procesos de aprobación de proveedores, licitaciones o determinadas relaciones comerciales.
Por eso, una empresa puede encontrarse hoy en una situación donde ninguno de sus clientes se lo pide y, meses después, enfrentarse a una oportunidad comercial donde tener la certificación sí marque una diferencia.
Ese es uno de los motivos por los que conviene mirar la decisión con anticipación.
Esperar a que un cliente lo exija puede significar trabajar contra el tiempo
Este escenario es bastante común.
Un cliente dice: Para seguir trabajando con nosotros necesitas ISO 9001.
O aparece una licitación interesante.
O la empresa quiere entrar a una cadena de proveedores que exige determinados estándares.
Entonces comienza la carrera.
Hay que revisar procesos, definir responsabilidades, generar indicadores, ordenar documentación, capacitar al equipo, realizar auditorías internas y preparar a la organización para la auditoría de certificación.
Todo dentro de una fecha determinada.
La empresa ya no está implementando solamente para mejorar.
Está implementando con un reloj encima.
Por eso, adelantarse puede ser una ventaja importante.
Certificarse antes puede abrir oportunidades comerciales
ISO 9001 es utilizada por organizaciones de prácticamente todos los tamaños y sectores. Actualmente existen más de un millón de certificados en 189 países, según ISO.
La certificación puede aportar una señal externa de que la empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad evaluado por un organismo independiente.
Eso puede ser particularmente relevante cuando la organización quiere:
- trabajar con empresas más grandes;
- participar en licitaciones;
- ingresar a registros de proveedores;
- entrar a determinados mercados;
- comenzar relaciones comerciales internacionales;
- o competir en sectores donde la calidad es un criterio relevante.
ISO menciona expresamente la aprobación de proveedores, las licitaciones públicas y las alianzas internacionales entre los escenarios en los que suele utilizarse la certificación ISO 9001.
Entonces, aunque hoy nadie la esté exigiendo, mañana puede convertirse en la puerta de entrada a una oportunidad.
Pero el mayor beneficio no necesariamente está afuera
Esta es probablemente la parte más importante.
Si una empresa implementa ISO 9001 solamente porque un cliente pide el certificado, corre el riesgo de mirar todo el proceso como una obligación.
Procedimientos para la auditoría.
Indicadores para la auditoría.
Documentos para la auditoría.
Y una vez que termina la auditoría, todo vuelve a funcionar como antes.
Ese no debería ser el objetivo.
ISO define la adopción de un sistema de gestión de calidad como una decisión estratégica que puede contribuir al desempeño global de la organización y proporcionar una base para el desarrollo sostenible.
En la práctica, obliga a mirar preguntas bastante más profundas:
¿Quién es responsable de cada proceso?
¿Qué ocurre si una persona clave se va?
¿Cómo sabemos si estamos haciendo bien las cosas?
¿Qué errores se repiten?
¿Qué reclamos recibimos?
¿Qué riesgos pueden afectar nuestros objetivos?
¿Estamos tomando decisiones con datos o con intuición?
Ese trabajo puede ser valioso incluso si ningún cliente ha mencionado todavía la palabra ISO.
ISO 9001 puede ayudar a preparar la empresa para crecer
Este es uno de los puntos que más aparece en la experiencia práctica de implementación.
Muchas empresas pequeñas comienzan funcionando alrededor del dueño.
El dueño conoce a los clientes.
Resuelve los problemas.
Aprueba decisiones.
Sabe cómo debe hacerse cada trabajo.
Tiene relaciones con proveedores.
Y guarda buena parte del conocimiento crítico del negocio.
Mientras la empresa es pequeña, puede funcionar.
Pero llega un momento en que esa estructura comienza a limitar el crecimiento.
Si todas las decisiones tienen que pasar por una persona, la empresa no escala.
Un sistema de gestión puede ayudar a transformar ese conocimiento informal en procesos, responsabilidades, competencias e información que permanezcan dentro de la organización.
El objetivo no es llenar la empresa de documentos.
Es hacer que la empresa pueda seguir funcionando sin depender permanentemente de una sola persona.
Tener ISO 9001 no significa llenar la empresa de burocracia
Ese miedo aparece bastante.
“Si implementamos ISO, vamos a terminar llenos de procedimientos.”
No debería ser así. De hecho nosotros trabajamos al contrario, los procesos de adaptan al negocio.
ISO 9001 está orientada al enfoque por procesos y a la mejora del desempeño. ISO destaca entre sus beneficios la mejora de procesos, la reducción de ineficiencias, la disminución de desperdicios y una toma de decisiones más informada.
Por eso, una implementación bien diseñada debería simplificar la gestión.
No complicarla.
Si el sistema genera documentos que nadie utiliza, indicadores que nadie revisa y procedimientos que no representan la realidad de la empresa, el problema probablemente no sea ISO 9001.
Es cómo se implementó.
¿Cuándo conviene certificarse aunque ningún cliente lo pida?
No existe una respuesta idéntica para todas las empresas.
Pero tiene sentido comenzar a evaluarlo cuando la organización:
- está creciendo rápidamente;
- quiere trabajar con clientes de mayor tamaño;
- busca entrar a nuevos mercados;
- pretende participar en licitaciones;
- quiere incorporarse a cadenas de proveedores más exigentes;
- depende demasiado del dueño o de ciertas personas clave;
- tiene problemas recurrentes de calidad;
- necesita ordenar procesos y responsabilidades;
- quiere profesionalizar su gestión.
En esos casos, ISO 9001 puede convertirse en parte de una estrategia de crecimiento. No solamente en un requisito de cumplimiento.
Si tu empresa ya trabaja con más de una norma o está pensando implementar otros sistemas de gestión, también puedes revisar cómo integrar ISO 9001 con ISO 14001 e ISO 45001 para evitar duplicaciones y trabajar con una sola estructura de gestión.
¿Y cuándo podría no ser el momento?
También hay que decirlo.
No todas las empresas necesitan certificarse inmediatamente.
Si el negocio todavía está cambiando completamente cada pocos meses, sus procesos aún no están definidos o existen problemas más urgentes que resolver, puede tener sentido ordenar primero la operación.
Incluso es posible implementar prácticas de gestión basadas en ISO 9001 antes de decidir certificar.
La norma puede utilizarse para fortalecer un sistema de gestión existente y la certificación, aunque aporta una validación independiente, no es obligatoria.
Por eso, la pregunta correcta no es:
¿Tengo que certificarme con iso 9001?
Es:
¿Qué quiero conseguir con la certificación?
El verdadero error es empezar cuando ya es urgente
Una empresa puede esperar hasta que un cliente le exija ISO 9001.
Puede hacerlo.
Pero desde ese momento deja de controlar completamente los tiempos.
La fecha de la licitación, del contrato o de la homologación empieza a determinar el proyecto.
En cambio, cuando una empresa comienza antes, puede implementar con más calma, involucrar a las personas, corregir problemas y llegar a la auditoría con un sistema que realmente funciona.
Ese es probablemente el mejor argumento para anticiparse.
No certificarse porque alguien obliga a hacerlo, sino estar preparado antes de que aparezca la oportunidad que haga necesaria la certificación.
Entonces, ¿vale la pena certificarse ISO 9001 antes de que lo exijan?
Puede valer mucho la pena si ISO 9001 está conectada con una decisión real del negocio.
Crecer.
Profesionalizar la empresa.
Entrar a nuevos mercados.
Trabajar con clientes más exigentes.
Reducir errores.
Ordenar procesos.
Dejar de depender de unas pocas personas.
Si detrás de la certificación existe alguno de esos objetivos, el certificado deja de ser el fin.
Pasa a ser la consecuencia de una empresa mejor preparada.
Y cuando aparezca el cliente que sí exige ISO 9001, en lugar de comenzar a correr, la empresa ya estará lista.
Si estás evaluando la certificación, puedes conocer el enfoque de trabajo y los servicios de consultoría ISO 9001.
